総務ってどんな仕事？未経験から転職するために知っておきたい情報まとめ

転職先として人気の事務職ですが、その中でも総務に興味がある人もいるでしょう。

この記事では仕事内容、必要なスキル、収入の相場、適性などについて、未経験者にも分かるように解説しています。

転職や今後のキャリアプランのために役立ててください。

総務の仕事内容

備品・消耗品管理

自社社員が業務で使うものの管理を行います。

例を挙げると、コピー用紙・トナーから名刺、ボールペンにいたるまで在庫が切れていないか、備品を発注する必要はないか確認しなければいけません。

オフィス家具やOA機器などは、現在会社で所有している個数や状態を台帳に記入・管理しています。

機器の状態によっては、メンテナンスや新規購入・交換などの手続きをとる必要があります。

社内の環境管理

業者に社内の定期的な清掃依頼をしたり、空調や照明、防災設備など社内の環境整備をしたりすることも総務の仕事です。

社内の設備に不具合を見つけたら、故障してしまう前に業者に修理依頼を出します。

自社専用のビルを所有していない場合は、オフィスビル全体で行われる防災・メンテナンス活動に駆り出されます。

また、必要に応じて自社社員に防災訓練やエレベーターの点検などを実施する旨を周知する必要があります。

書類の管理

会議資料や契約書、備品などの発注文書、名簿など社内全体の書類を総務事務は管理しています。

書類は社内のルールに沿って保管し、不要になった場合は情報漏えい対策を行いつつ破棄しなければいけません。

株主総会の運営

株主総会を企画した際には、株主へその旨を通知します。

総会を開催する会場の予約、当日使用する資料の作成、事前に打ち合わせがある場合は、参加して議事録を作成することも業務に含まれます。

必要に応じて印刷業者へ資料の発注を行い、当日は受付・案内役としてスムーズに総会が進行するようサポート役に徹する必要があります。

社内イベントの開催・運営

入社式や社員旅行、ミーティングや納会などさまざまな社内イベントを企画・運営することも総務事務の仕事です。

企画段階で年間スケジュールを作成・調整し、適切な会場や場所の予約を行い、社員にイベントを開催することを周知しなければいけません。

さらに、予算内でイベントの予定を立て、当日は運営や司会進行役を担うこともあります。

不測事態への対応

社内や取引先で不幸があった場合や、慶事の報せが届いた際の対応も人事の仕事です。

具体的には、挨拶状やお祝いの品を手配することなどが挙げられます。

社葬を行うケースでは、サポート・運営に回ることも多々あります。

また、社外からの問い合わせ対応や自社社員が社員証や鍵などを紛失した場合も、総務が対応します。

自社の福利厚生管理

自社で福利厚生施設を所有している場合、メンテナンス管理を担います。

また、社員の健康診断・休暇申請などの福利厚生制度を管理しています。

この他に、社員の待遇改善を目的として、新たな福利厚生制度を考案することも総務の仕事内容に含まれるのです。

専門知識が求められる業務

企業規模や形態によっては、法務・人事・労務・広報などの部署を作らず、すべて総務部に担当させる場合があります。

そのため、人事や労務を兼ねている場合はこれらに関する専門知識の他に、労働基準法、労働組合法、労働関係調整法、個人情報保護法などさまざまな法令の知識が求められます。

総務の1日の流れ

9:00　午前業務開始

消耗品の状態をチェックし、適宜備品発注や業者へのメンテナンス依頼をします。

メールチェックを済ませたあとは、自分の業務と並行して来客・電話対応などを行います。

12:00　昼休憩

1時間休息をとって午後からの業務に備えます。

13:00　午後業務開始

書類作成や会議に参加します。

会議室を予約し、資料はあらかじめ用意・配布しておかなければいけません。

会議後は議事録作成を行うこともあります。

18:00　業務終了

メールチェックと次に行うべき業務をチェックし、退社します。

こなさなければならない業務が多いため、優先度を考えながら効率的に作業することが大切です。

残業は少ない傾向にありますが、不測事態への対応を求められたり、業務が多い月末は多忙になる傾向にあります。

総務で働くメリット

未経験から目指せる

就職・転職する際に必要とされる資格は特にありません。

専門職などに比べると、未経験からでも目指しやすい職種だといえます。

残業が少ない

総務に限らず、事務職は一般的に残業が少ない傾向にあります。

仕事だけに追われず、私生活も充実させたいという人にとっては魅力的な仕事です。

ビジネスマナーが身につく

社内外の人と接する機会が多く、社内ではさまざまな人のサポートに回り、来客対応やイベントごとの際には会社の顔として受付・案内業務に徹する必要があります。

コミュニケーションスキルも自然と養われ、ビジネスマナーが身につくため、社会人としてプラスにはたらくのです。

パソコンスキルの向上

業務は基本的にパソコンを使うため、文書作成や勤怠管理などのためにWordやExcelなどを多用します。

また、資料作成の際にはPowerPointを使うことから、業務を通して基本的なパソコンスキルが自然と身につきます。

専門的な知識を得ることができる

先述のとおり、企業によっては総務部署が人事・労務、法務、広報などの役割を兼任していることがあります。

そのような場合では、労働基準法などを始めとし、企業を運営していく上で遵守しなければならない法律などの専門知識を得られます。

今後キャリアアップを考えている人にとっては大きな魅力です。

総務で働くデメリット

総務事務職は常に激戦区

総務部を設けている企業は限られていることから求人数が少ない傾向にあります。

また、規則的な勤務体制で残業も少ないことから女性の人気職で欠員が出にくく、欠員が出ても他部署からの移動で人員を補充するところもあるのです。

また、募集企業の採用枠が若干名という点も転職を狭き門にしているといえます。

経験者が優遇されやすい

経理や法務などの専門知識がなくてもチャレンジできる職種のため、未経験者も多数応募します。

ただし、総務経験者や経理などの専門知識を持つ求職者がいる場合、未経験者にとっては不利になってしまいがちです。

未経験でも関連する業務経験を必要とするなど、即戦力を求める企業も多い傾向にあります。

仕事の優先順位をつけにくい

自社社員から「とりあえず総務に相談」されるケースが多く、対応に追われて自分の業務が思うように進まないことがあります。

また、裏方業務ゆえに自社への貢献度が認められにくい傾向にあり、モチベーションアップが難しい職種でもあります。

専門知識を求められる場合は、日々勉強して最新の情報をつかんでおかなければならない点も厳しいポイントです。

総務事務のやりがい

自社社員から頼られる存在になる

総務の仕事は他部署との架け橋役となったり、企業運営にあたっての問題点の改善提案をすることから感謝されることもあります。

裏方業務が多い総務ですが、人をサポートする喜びを得られる職種です。

専門知識を習得した場合は、社内で頼りになる存在だと認識されることもやりがいに繋がります。

自社の課題解決に貢献できる

総務事務は自社全体に関わる仕事を担うため、どのような問題を抱えているのか発見しやすい職種です。

また、経営陣とのやり取りも多いため、経営視点から課題の解決に従事できます。

また、改善案を採用された場合は、自社全体の業務改革に貢献できたという充足感を得られます。

キャリアアップを目指せる

総務事務の仕事内容は多種多様であるため、企業経営に関する知識やスキルの習得が可能です。

他の事務職への転職の幅が広がることに加え、総務事務の業務の実績を積んでいくことで、管理職へのキャリアアップも目指せます。

総務に向いている人

マルチタスクが苦にならない人

業務量が膨大であることから、複数の業務を並行して行う能力が求められます。

イレギュラーな事態への対応や突発的に仕事を任されることもあり、業務に優先順位をつけて冷静に対処できる人に適性があります。

コミュニケーション能力がある人

部署間や役員と社員の橋渡し役となることが多く、また、社外の人や株主と接する機会もあるため、コミュニケーション能力は必須です。

日常的にコミュニケーションをとりながら業務に取り組みたい人や、抜け漏れなく相手に必要な情報を伝えられる人に向いている職種です。

活かせる資格や業務経験

Microsoft Office製品に関する資格

一般的にパソコン業務が多く、特にMicrosoft Office製品を使います。

よって、そのスキルを客観的に証明できる「Microsoft Office スペシャリスト」か「Microsoft Office エキスパート」のどちらかは取得しておくことをおすすめします。

資格試験の勉強が実務に直結するため、持っておいて損はない資格のひとつです。

衛生管理者

職場環境改善・整備、自社社員の過重労働の防止、労働災害のリスク回避といった観点から、「衛生管理者資格」は総務に就職・転職する際に取得しておくと選考で有利に働く国家資格です。

簿記

簿記は企業を運営する際の金銭の流れを把握でき、自分の業務がどのように収益に関わっているのかを把握できる資格です。

また、経理の仕事を任された際にも対応できるようになるため取得しておきましょう。

【関連記事】

総務への転職に資格は必要？資格を取得するメリットや転職で役立つ資格を紹介

総務と一般事務の違い

仕事内容の違い

• 一般事務：営業や企画、人事などの各部署に所属し、書類の作成や管理、電話対応・来客応対、備品管理を行う。
• 総務事務：総務部に所属して、企業全体に関する事務を行う。

企業の規模や組織編成によって、一般事務と総務部の業務内容が似通っているケースもあります。

そのため、総務部の業務内容であっても、一般事務の求人として出される場合もあるのです。

総務事務が一般事務よりも求められるスキル

総務事務と一般事務では、求められるスキルも異なります。

機密情報の管理能力

社員の個人情報を扱ったり、自社の機密に関わる書類作成・管理を行ったりするため、情報の管理能力が求められます。

セキュリティや機密情報の管理に関する研修を行うケースもあります。

臨機応変な対応力

一般事務より対応する業務が幅広いことから、イレギュラーな案件に臨機応変に対応することが求められます。

社内で総務向けにそうした研修を行っているところもあります。

【関連記事】

事務は未経験でも可能？仕事内容と必要なスキルを知っておこう！

女性に人気の事務職に転職するには？未経験でも転職に成功する人の特徴とは

未経験から総務の転職は可能？

未経験でも転職は可能ですが、関連する人事、労務、経理などの業務経験が求められることが多くあります。

また、上記で述べたように総務は激戦となるので何らかの対策が必要です。

対策については以下を参考にしてくださいね。

求人情報をきちんと確認する

求人に応募する場合は、必要な専門知識やスキルはあるか、どのような人材を求めているのか確認しましょう。

専門知識が不要の総務に募集する場合は、コミュニケーションスキルやパソコンスキルなどをアピールすると選考通過率も高くなることが期待できます。

スキルを身につける

採用の可能性を高めるために経理・人事・労務などの仕事に役立つ資格を取得しましょう。

具体的には、Microsoft Office スペシャリスト（MOS）、衛生管理者などの資格です。

また、求人応募が今後のキャリアプランに必要なものか考えることも大切です。

企業の規模にこだわらない

求人そのものが少ないため、企業の規模にこだわらず探しましょう。

また、総務への転職が今後のキャリアプランに必要か、いったん立ち止まって考えることも大切です。

総務のキャリアパス

人事や労務管理などを兼任する場合は、

• ファイナンシャルプランナー(FP)
• 社会保険労務士
• 衛生管理者
• キャリアコンサルタント

といったスペシャリストを目指せます。

また、これらの資格を取得することで転職の幅も広がります。

これらを実現するには、求人募集を行っている企業の方向性を把握することが大切です。

総務に求められる動向

働き方改革が推進されている昨今では、総務が先頭に立ち自社の働き方改革を行っています。

自社が抱えている課題と向き合い、問題点に応じた解決策を考案する必要があるのです。

ときには新しいツールを社内に導入することを検討するなど、いかに社員の生産性を向上させるかといった点に取り組む必要があります。

また、防災・災害対策も取り組むべき課題のひとつです。

自社社員へ向けて災害時の対策をマニュアル化するなど、時代に合わせて柔軟かつ迅速に対応できる人材が求められる傾向にあります。

総務に転職するなら転職エージェントの活用がおすすめ

doda

引用元:https://doda.jp/

dodaは求人数が業界最大級規模であり、さまざまな職種を取り扱っています。

数少ない総務の求人も保有しており、丁寧な対応に定評があることから、転職活動を初めて行う人におすすめする転職エージェントです。