事務は未経験でも可能?仕事内容と必要なスキルを知っておこう!

一般事務の求人は職種未経験可のものが少なくないため、気になる人も多いのではないでしょうか。この記事では仕事内容や必要なスキル、収入、一般事務に向いている人などについて解説しています。また、一般事務以外の事務職についても触れているので、転職を希望している人は参考にしてください。

目次

事務の種類

鈴木

事務職に転職したいと考えていますが、仕事内容について詳しく教えてください。

鈴木

事務職といってもいろいろな種類があり、仕事内容もそれぞれ異なります。
ひとつずつ見ていきましょう。

一般事務

一般事務は、数あるオフィスワーク職のなかでも人気の高い職種です。定時退社が可能であるケースや未経験歓迎の求人が多いため、就職・転職市場では競争率が激しいことでも知られています。

一般事務では、データ入力や社内外で利用するための書類作成・整理を行ったり、郵便物の管理や電話・来客対応を行ったりしています。そのため、企業規模や配属先にもよりますが、仕事内容は多岐にわたるといってよいでしょう。一般事務の詳しい仕事内容は後述します。

営業事務

営業事務は主に営業部門に配属され、営業担当者をオフィス内でサポートする職種です。作成する書類は見積書・発注書・請求書など数多く、商品の在庫・発送管理などを任されることもあります。

また、営業担当者がプレゼンテーションを控えている場合は、商品やサービスの魅力を伝える資料作成を担っています。さらに、顧客からの電話対応や来客対応など、一般事務の役割も業務内容に含まれるのです。

経理事務

経理事務は会社の金銭面のやり取りを管理する仕事です。現金の支払い・受け取りや伝票の管理だけでなく、帳簿など書類を作成したり、社員からの経費申請のチェックや精算を行ったりしています。

自社の現金を扱うのも経理事務の仕事です。管理する現金の額が大きくなることもあり、そのような場合では決算の補助などを任される場合もあります。簿記・商法・法人税法といった専門知識が必要とされる職種です。

人事事務・労務事務

社員採用・退職・異動や社会保険加入の手続き、社員名簿や社員の勤怠状況管理、自社社員の給与の計算や管理を担当する職種です。ほかには仕事中の怪我や事故にあった社員への労災保険の申請なども担っています。

総務事務

オフィス内の備品や設備の管理、防犯、防災対策などを任される職種です。イベントを開催した場合は運営に回り、社内外で冠婚葬祭があった際の手続きも行います。会社の規模によっては、人事・労務事務の仕事も兼任する場合もあるようです。

法務事務

法務事務の主な仕事は、契約書の確認および管理です。取引先とのやり取りでは契約書が必要となるため、使用するごとに契約書のひな形は適切なものか、書類不備や法律の観点から見て問題はないかをチェックします。

必要があればひな形を更新していくのも法務事務の役割です。社内での法律についての問い合わせ対応、知的財産権や特許などの管理、顧問弁護士とのやり取りを担うケースもあります。

貿易事務

輸出入の手続きから処理までを担当する職種です。通関手続きに必要な書類作成や申請や、商品の輸送や輸送後の保管先の手配を行います。輸出入の際に遵守すべき法律の知識や、海外の顧客とのコミュニケーション能力、英文資料作成能力など、求められるスキルが多い点が特徴的です。

医療事務

病院・クリニックなどで来院患者への対応や電話応対、会計業務やカルテ管理などを担う仕事です。具体的な仕事内容は、診療費用のうち患者の自己負担額以外を健康保険組合などに請求することです。診療費用は医療行為によって変動するため、専門知識を求められるでしょう。

学校事務・大学事務

小中学校・高等学校・大学などの教育機関に従事する職種です。入学・編入・転校手続き、奨学金に関わる業務や、学生への住居紹介などを行います。また、生徒や学生から問い合わせがあった場合の応対も必要とされる仕事です。

一般事務の仕事内容と一日の流れ

鈴木

いろいろな種類があるんですね。
おおまかな一日のスケジュールを知りたいです。

鈴木

一般事務は企業全体のサポート役を担っています。
そんな一般事務の一日の流れと、詳しい仕事内容を紹介しますね。

一般事務は、オフィスワーク全般・企業全体のサポートを任されています。会社の規模によっては、「人事・労務・経理事務」と兼任している場合があります。そのようなケースでは、社員の勤怠管理、給与計算、決算補助、経費精算などを任されるようです。一般事務として採用された場合は、配属された部門によって仕事内容が異なるため、配属先を必ず確認しておきましょう。仕事内容は以下のとおりです。

書類作成・ファイリング

見積書・議事録・決算書類といった書類を、テンプレートに沿って必要情報を入力します。ファイリング業務では、作成済み・プリントアウトされている書類を、企業ごとに決められたルールに従って整理・管理することも大切な仕事です。

データ入力

取引先やこれから営業をかける企業の情報収集を行いデータとして入力したり、売上などの数値を入力したりします。

電話やメールでの問い合わせ対応

基本的に企業の代表電話番号は、一般事務の席につながっており、担当者に直接繋がっていません。そのため、必要に応じて部署や担当者へ取り次いだり、顧客からのメールに応対したりするのも業務の一環です。

来客対応

来客を応接室などに案内するだけではなく、会議室の予約なども行います。担当者に顧客の訪問を伝えて取り次ぐことも一般事務の業務です。

郵便物の管理

郵便物の発送や自社宛てに届いた郵便物を担当者や部署に届けます。

一般事務職の一日の流れ

一般的な事務職のタイムスケジュールを紹介します。就業した際の参考にしてください。

9:00 始業

1日のスケジュールやメールのチェックを済ませます。始業直後は取引先や顧客などからの問い合わせ対応に追われることが多いようです。業務に必要な資料・伝票の作成や電話対応、社員からの急な依頼で資料作成を行う場合もあります。

12:00 昼休憩

1時間休息をとります。

13:00 休憩明け

会議の予定が入っている場合は、事前に予約しておいた会議室でお茶出しをしたり、社員に
資料を配布したりします。必要に応じて、取引先に資料を送付する場合もあります。

18:00 終業

1日に行った業務を日報にまとめて提出します。余裕があれば、翌日のスケジュールを確認して準備をします。トラブル発生時や資料作成などの業務が残っている場合は、残業するケースもあります。

事務職に就くメリット・デメリット

事務職は人気のある職種だけにメリットが多いと思われがちですが、デメリットも存在します。ここでは、事務職に就くメリットとデメリットを解説しますね。

事務職のメリット

事務職は未経験でも採用可能な場合が多い職種です。また定時で退社できる、休日出勤が少ないなどの理由から、ライフワークバランスがとりやすいというメリットがあります。

ビジネススキルの習得が可能

事務職は、パソコンスキルや自己管理能力、ビジネスマナーのほかに、効率よく業務をこなすコツなどを習得できます。社会人として必須のスキルとなるため、事務職はオフィスワークへの第一歩として選ばれやすいのです。また、さまざまな人と接することから、コミュニケーションスキルも向上します。

未経験でも就職可能

事務職は専門性の高い種類を除き、未経験歓迎の求人が多い傾向にあります。また、パソコンの扱いに慣れていれば、高度なパソコンスキルや資格の取得などを求められることも少ないという特徴があります。

残業が少ない

事務職は一般的に終業時間が規則的であることから、定時で帰りたい人にはおすすめの職種です。「緊急で資料を作成する必要がある」といったイレギュラーな事態への対応がなければ、残業無しで退社できる傾向にあります。また、勤務もカレンダー通りで、ライフワークバランスをとりやすいといえるでしょう。

事務職の仕事内容はルーティンワークと言われがちですが、業務内容は多岐にわたるため、自分自身で業務と時間管理を行う必要があるでしょう。

配属先によっては専門性の高い仕事ができる

事務職の仕事内容は配属先によって大きく異なります。配属先によっては、経理や財務など専門的な知識を学べる可能性がある点もメリットです。さらに、営業や経営の知識を習得できるケースもあります。オフィスワークで将来的にステップアップしていきたいと思っている人にとっては、働きながら専門知識を学べることは魅力的だといえるでしょう。

事務職で働くデメリット

事務職のデメリットは、定型業務が多く、成果を示しにくい点です。

ルーティンワークが多い

事務職に就いていると、イレギュラーな事態が発生しない限りは、毎日定型業務を行うことになります。また事務職は「縁の下の力持ち」といった面があるため、表舞台に出るような職種だとはいえません。決定権が自分にないケースが多く、周囲の状況に合わせて対応しなければいけない場面が散見されます。

実績を提示しづらい

事務職は仕事内容や実績を数値化しづらい職種で、企業への貢献度を認められにくい傾向にあります。事務職で働いている人はミスの少なさや、業務処理のスピードを成果としているケースが多いようです。

一般事務の仕事にやりがいはある?

「実績が見えにくい一般事務の仕事は、やりがいが感じられないのでは?」と思う人もいるでしょう。しかし、日々の業務の中で社員から急な依頼を受け、自分の迅速な対応によって業務が滞りなく進行すれば、役に立てたことに対しやりがいが実感できます。

さらに、依頼してきた社員から感謝されることで、頼りになる存在と認識されるため、自信に繋がりやすいでしょう。また、書類作成が正確でスピーディーなどと評価されることで、やりがいを感じる人もいるのです。

一般事務の仕事は楽?

「冷暖房完備のオフィス内で座ってできる」、「毎日同じ仕事をする」、「残業がほとんどない」などの理由から一般事務の仕事を楽だと思う人もいるでしょう。しかし、一般事務は正確にスピード感を持って仕事を仕上げたり、社員をサポートしたりする必要があります。

さらに、業務がスムーズに進行するように、社内外の人たちと上手にコミュニケーションを取ることも仕事に含まれます。一般事務はパソコンスキルのほかに、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルも問われるため、座ってできる楽な仕事ではありません。

また、地道な作業が好きなコツコツ型の人には楽に感じられますが、苦手だと思う人もいるため、本人の適性も関係します。自分の性格が一般事務職に向いているかを考慮することも大切です。

事務職に向いている人・向いていない人

鈴木

ますます一般事務に転職したくなりました。
一般事務には適性がありますか?

鈴木

はい。一般事務には適性があります。
向いている人と向いていない人の特徴をお伝えするので、自分自身に当てはめてみてくださいね。

人気の高い事務職ですが、ほかの職種と同じように適性があります。ここでは、事務職に向いている人と向いていない人の特徴を紹介しましょう。

向いている人

事務職に向いている人の特徴を2つ紹介します。

コツコツ作業が好きな人

事務職では業務処理のスピードとともに、正確さも求められます。ミスしてはいけない書類作成や計算業務などを任されることも多い傾向にあるためです。また、ルーティンワークが多いため、コツコツと作業を進められる人に適性があります。業務をいかに効率よく進められるか考えられる人にも向いているといえるでしょう。

丁寧に人と接することができる人

事務職の根幹は「サポート業務」です。部署内の人と円滑にコミュニケーションがとれるだけではなく、電話応対や来客対応など、人に対して誠実に接することができる人に適性があります。物腰柔らかな人にも向いている職種です。

向いていない人

個性を活かして働きたい人には適性がありません。事務職は自分の采配で物事を決める機会が少ないためです。また、サポート業務がメインになるため、一見すると業務内容が地味に見えがちです。自分の采配でなにかを決めたい人や、自分の成果を報告したい、貢献度を認められたい人には向いていないといえます。

事務職に求められるスキル

一般事務は専門性の高いスキルを求められることは少ない職種ですが、オフィスワークをする上で必須となるスキルはあります。

基本的なパソコンスキル

資料作成・データ入力など、事務職はパソコン作業をすることがほとんどです。Microsoft Office製品の中でも、特にWordとExcelに関するスキルは求められるでしょう。

コミュニケーションスキル

事務職は社内外の人と関わる機会が多い傾向にあります。業務を滞りなく進められるよう、抜け漏れなく相手と意思疎通ができるコミュニケーションスキルは必須です。

ビジネスマナー

事務職には問い合わせ対応や来客対応など、「会社の顔」として接する機会が多くあります。そのため、相手から好印象をもたれるように、ビジネスマナーを必要とされます。不安な人はビジネスマナー研修などで学習しておくとよいでしょう。

未経験から一般事務に採用されるには?

鈴木

事務職にはスキルやマナーが求められるんですね。未経験からチャレンジすることはできるでしょうか?

鈴木

未経験でも目指すことは可能ですよ。
未経験から一般事務を目指す場合のコツをご紹介しましょう!

業務に必要な最低限のスキルを身に着けておきましょう。
特に、Word、Excel(文字入力・表計算・グラフ作成等)などのパソコンスキルとビジネスマナーは必須です。

正社員登用制度を設けている企業を選ぶ

正社員登用制度を設けている企業でアルバイト、契約社員、派遣社員として経験を積んでから、正社員を目指す方法もあります。

未経験可の求人を狙う

一般事務で「未経験可」の求人は、高度なパソコンスキルは求められないことが多く、職種未経験でも採用される可能性があります。ただし、未経験可の求人であっても経験者を優先する企業もあることは理解しておくようにしましょう。

事務職の給与目安と有効求人倍率

大手求人・転職サイトの調査をもとに、関東エリアにおける派遣社員の平均的な給与と、ハローワークにおける一般事務の求人倍率についても紹介します。

給与

関東エリアにおける一般事務の派遣社員の平均時給は1,600~1,700円台、月収に換算すると約25万円台、年収に換算した場合、290~300万円台になります。ただし、アルバイトやパートでは1,000円前後となっています。(2019年9月現在※1)

一般事務以外の専門スキルが必要な貿易・国際事務、経理事務は1,500円台、秘書は1,600円台となっており、一般事務職より高時給です(2019年9月現在※1)。一般事務で基礎的なことを学び、スキルアップして収入を増やす方法を検討してみましょう。

※1 リクルートジョブズ -2019年9月度 派遣スタッフ募集時平均時給調査

一般事務の有効求人倍率

ハローワークが公表した一般事務の有効求人倍率は、0.23倍(2020年9月1日現在※3)で、2件の求人に10人の求職者がいる状態です。

社員の枠は狭き門となっているため、希望条件にこだわり過ぎないことが内定をつかむ重要なポイントといえます。

※2 ハローワーク 職業別の有効求人倍率

事務職に転職したいなら、転職エージェントの利用がおすすめ

大手・地元密着型の転職エージェントのうち、多くが事務職の求人を取り扱っています。

また、業務内容や志望する業界の動向にも精通した担当者が相談にのってくれるでしょう。そのため、事務職に転職するなら転職エージェントの利用をおすすめします。

【女性の転職なら】パソナキャリア


引用元:https://www.pasonacareer.jp/
2019、2020年のオリコン顧客満足度調査の転職エージェント部門で1位を獲得している転職エージェントです(※2020年9月時点 公式サイトより)。

男性はもちろん、女性の転職サポートにも注力しているため、転職活動をサポートしてほしい女性にもおすすめできます。

【20・30代の転職なら】マイナビエージェント


引用元:https://mynavi-agent.jp/
マイナビグループが運営している転職エージェントです。さまざまな業界・職種に精通した専任アドバイザーが相談に応じてくれます。

また、年代別でのサポートも行っており、主に20~30代の求職者へおすすめです。

一般事務からステップアップしていこう

一般事務職はほかの事務職の基本となる仕事が多い職種です。社内外のさまざまな人と接するため、コミュニケーションスキルを磨くこともできます。

さらに、一般事務職で経験を積んでスキルを磨けば、営業や経理といった専門性の高い事務職へのステップアップも可能です。未経験でオフィスワークに興味がある人は、一般事務職からチャレンジしてみましょう。