履歴書と職務経歴書の基本と、内定につながる作成のポイント!

「履歴書」や「職務経歴書」と調べている人は転職を検討しているものの、
『履歴書と職務経歴書の違いってなんだろう?書類が多くて混同する…』
『書類を作成しなければいけないけれど、どうやって書いたら良いか分からない…』
と悩んでいるかもしれません。

鈴木

履歴書と職務経歴書には明確に違いがあり、それぞれのコツを掴むことで最大限に魅力をアピールすることができます!

転職の書類選考は履歴書や職務経歴書に基づいて審査されるため、この2つは非常に重要な書類です。作成に取り掛かる前に、書類の基本事項や内定につながるポイントを把握しておきましょう。理解が曖昧なまま書類を作成してしまうと、魅力をしっかりアピールできずに終わってしまう可能性がありますので注意が必要です。

そこで、この記事では転職アドバイザーの目線から、履歴書と職務経歴書の違いやそれぞれの作成ポイント、注意点といったノウハウを全てお伝えします。

最後まで読めば、魅力を詰め込んだ履歴書・職務経歴書を作成でき、内定に一歩近づくことができますよ!

※なお、最低でも2社以上の転職エージェントを利用するのがおすすめです!
なぜなら、複数の転職エージェントを併用すると以下のようなメリットがあるからです。

Point
  • 1.各転職エージェントのデメリットを打ち消して利用できる
  • 2.様々な視点でアドバイスをもらえる
  • 3.多くの非公開求人を確保できる
  • 4.複数の企業に内定した時に好条件で入社できる

目次

履歴書と職務経歴書の違いと、それぞれの役割とは?

鈴木

社会人になってから初めて転職に挑戦しようとしています。まずはいくつかの企業に応募してみたんですが、採用担当者から「履歴書と職務経歴書を用意してください」と連絡があって…履歴書は学生時代にアルバイトの応募で書いたことがあるんですが、職務経歴書は初めてです。

どんなことを書いたら良いんでしょうか?

鈴木

転職活動では、履歴書はもちろん職務経歴書も非常に重要な書類として扱われます。書類選考の合否を決めるカギになりますので、事前にポイントを把握しておくことが大切です。

具体的な内容についてお話する前に、まずはこの2つの書類について基本を押さえていきましょう。

履歴書と職務経歴書の違いと、それぞれの役割についてご説明します。

履歴書と職務経歴書の違い

履歴書と職務経歴書はどちらも転職活動の応募時に提出する書類ですが、それぞれ役割や内容に違いがあります。

簡単に言うと、履歴書は住所や経歴等の表面上のプロフィールを確認するための書類です。これはアルバイトの応募で使用したことがある人も多いかもしれません。一方、職務経歴書は職歴・スキル等、仕事について具体的に確認するための書類です。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

履歴書は「どんな人なのか」を判断、内定後に保管する書類

履歴書は始めて出会う企業の採用担当者への「自己紹介」をする書類、という位置づけで考えると分かりやすいでしょう。

一般的に、履歴書には以下のような項目があります。

・基本プロフィール
氏名、生年月日、連絡先

・経歴について
学歴、職歴(社名や在籍年数)、資格

基本情報を多く含んでいるため、内定後も保管される書類です。

職務経歴書は「職歴と、これまで習得したスキル」を知るための書類

職務経歴書は、職歴・スキル等、仕事に関する具体的な事柄をアピールするための書類です。履歴書と比べて「自己PR」の要素が強く、戦略的に作成することが必要です。

一般的に、職務経歴書には以下のような項目があります。

・職歴(具体的な業務内容)
・保有スキル
・強み・弱み
・志望動機

ただし職務経歴書はフォーマットが決まっていないため上記は一例であり、内容は自由に決めることができます。

履歴書と職務経歴書に基づいて書類選考が行われることを念頭に作成

転職において、多くの選考は「書類選考」と「面接」によって行なわれますが、そのうち書類選考は履歴書と職務履歴書の内容によって審査されます。

人材を募集する際は勤務地や学歴など「最低限の条件」があることが多く、履歴書によってその条件チェックが行われます。条件を満たした人のうち、さらに良いスキルや経験を持っている人を選ぶために職務経歴書が使われる傾向にあります。

このことを念頭に書類を作成していきましょう。

応募企業のニーズを把握して記入することが必要

書類を作成する時は、ただ自分が伝えたいことを書き出すのではなく、企業側のニーズを把握したうえで「採用したい」と思ってもらえるような内容を書くことが大切です。

例え同じ業界や職種であっても、企業ごとに求められるスキルや経験、素質は異なります。書類を書き出す前に、まずはニーズ把握から始めましょう。

丁寧に作成し、採用担当者が見やすいレイアウトを心がけよう

書類を作成する際、必ず意識したいのが「見やすさ」です。例え魅力的なスキルや経験を持っていても、伝えたい内容が正確に伝わらなければ意味がありません。

また、見づらいレイアウトだと採用担当者に「不親切な人」という印象を与えてしまいます。書類の内容でプレゼン能力も伝わりますので、見やすいレイアウトを心がけましょう。

【コラム】転職する場合、履歴書と職務経歴書は両方とも必要?

アルバイトの申し込みや新卒の就職活動では職務経歴書を使用しないため、「2つも書類が必要なのだろうか?」と疑問に思う人もいるかもしれません。しかし、ここまで解説してきた通りどちらも提出するのが一般的で、転職活動で欠かせない書類といえます。

「履歴書のみでOK」などと記載がある場合を除いては、2種類の書類を用意しましょう。

まとめ
    履歴書でプロフィールを伝え、職務経歴書で具体的な自己PRをするということが分かりました。書類選考の通過を目指して内容を作成していきましょう。

履歴書の書き方の基本と、好印象にするポイントは?

鈴木

履歴書と職務経歴書はそれぞれ違う役割があるんですね。曖昧なまま書類を作成しなくてよかったです。履歴書はアルバイトの時と同じように作成すれば良いんでしょうか?

鈴木

履歴書は一般的なルールが決まっており、フォーマットもありますので、アルバイトの時とあまり内容は変わりません。ただし、職歴や志望動機の書き方にはポイントがありますので押さえておきましょう。

履歴書の基本的な書き方と好印象にするポイントを解説します。

手書き?PC作成?応募企業によって柔軟に対応

履歴書は手書きで書く場合と、PCで作成する場合があります。どちらが正解ということはありませんので、応募企業に合わせて柔軟に対応しましょう。

一般的に、データでの提出が求められている場合にはPCで作成する人が多いでしょう。また、字を綺麗に書くのが苦手な人はPCに頼るのがおすすめです。

基本的なルールに従って丁寧に記入

履歴書には一般的なルールが存在します。特に以下のような点に注意しながら記入しましょう。

・黒のボールペンを使用し、修正ペンは使わない
・写真は指定のサイズに合わせる
・学歴、職歴は正式名称で記入する
・退社には理由をつける(「〇〇により退社」など)

履歴書を購入すると記入例が同封されていますので、参照しながら記入するのがおすすめです。

志望動機では、応募企業で「長く活躍できる人材」であることを伝える

表面的なプロフィールを伝える内容が多い履歴書の中で、自己PRできるのが「志望動機」の欄です。

自分の経歴や強み・弱みに軽く触れながら、応募に至った理由を簡潔に述べましょう。「長く活躍してくれそう」と良い印象を持ってもらえるような内容がおすすめです。

【コラム】履歴書のおすすめフォーマットは?

履歴書は既存のフォーマットを利用するため、「選び方」がポイントになります。

JIS規格のものから各企業が出しているものまで様々なフォーマットがありますが、自分のアピールしたいポイントに合わせて選択するのがおすすめです。

例えば職歴が豊富な人は職歴欄が大き目のもの、反対に職歴が浅く志望動機を厚めにしたい人はアピール欄が大き目のものを選ぶのが良いでしょう。

まとめ
    履歴書は自分に合ったフォーマットを選び、ルールに沿って正確に記入していきましょう。

職務経歴書の書き方の基本と、採用に近づくコツとは?

鈴木

履歴書は書き方がイメージできましたが、問題は職務経歴書です。これまでの職歴をアピールするということは分かったんですが、自由に書けるというのは逆に難しいですね…。どう手を付けたら良いか、教えていただけますか?

鈴木

おっしゃる通り、職務経歴書は自由度が高い分、履歴書と比べて少しハードルが高く感じるかもしれません。しかし裏を返せば、職務経歴書の内容を工夫することによって書類選考を通過する可能性をぐっと高くすることができるんです。ここからは職務経歴書作成のコツをお伝えしていきますね。

職務経歴書の基本的な書き方と選考通過のコツを解説します。

A4サイズ1〜2枚、PC作成が基本

職務経歴書は、履歴書と違いフォーマットが決まっていませんが、サイズや分量については目安があります。一般的にはA4サイズで1~2枚程度に収めるのが良いとされています。

また、履歴書は手書きで書くケースもありますが、職務経歴書は特別な理由が無い限りPCで作成しましょう。

書式は自由、「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」いずれかで記入

職務経歴書は、フォーマットと同様に書式にも明確なルールはありません。ただし、職務経歴書の内容を適切に伝えるためにも派手すぎるフォントは避けましょう。

デザインに凝る必要のある職種を除いては「編年体形式」「逆編年体形式」「キャリア形式」のいずれかがおすすめです。

箇条書きや見出しなど、読みやすくする工夫を

先ほど提出書類は採用担当者が見やすいレイアウトにすることが大切だとお伝えしましたが、職務経歴書はフォーマットが決まっていないため特に工夫が必要です。

複数のポイントを挙げる際は箇条書きでまとめたり、見出しに括弧を付けたりと採用担当者が内容を理解しやすいように作成してください。

応募企業で活かせるスキルを強調

職務経歴書では、これまでの職歴と併せてスキルを具体的に伝えます。スキルは多いほど良いですが、その中でも特に応募する企業のポジションで必要としているスキルを強調して伝えると効果的です。

どの程度のスキルを保有しているのか、具体的に何ができるのかを企業に伝えましょう。

自己PR欄では、自分のセールスポイントを積極的にアピール

転職活動は自分自身を企業に「売り込む」ことですので、自己PRでいかに魅力を伝えるかが大きなカギになります。謙遜せず、積極的にアピールしましょう。

自分の強みを明確に提示し、さらに応募する仕事の内容とリンクさせると「活躍してくれそう」と印象付けることができます。

【コラム】職務経歴書の書き方は簡単?難しい?

職務経歴書は転職の選考において重要な書類ですので、ぱぱっと簡単に作成できるものではありません。特に既存のフォーマットに沿って作成する履歴書と比べると、職務経歴書の作成は少し難しく感じるかもしれません。

しかし、事前に自己分析をし情報を整理しておけば、すらすらと文字に起こすことができます。自己分析に自信が無いという人は、転職エージェントにサポートしてもらうのもおすすめです。

【コラム】履歴書のおすすめフォーマットは?

職務経歴書はレイアウトを自分で自由に決めるため、ある程度必要な項目を把握しておくことがポイントです。中でも以下の項目は必ず押さえておきましょう。

・職務要約
キャリアの大まかな流れ

・職務経歴
具体的な業務内容、関わったプロジェクトや
成果についての詳細

・スキル
保有資格やスキル、その程度感(〇級、〇年経験など)

・自己PR
強みと活かせるポイント

その他、アピールしたい内容に合わせて項目や分量を調整していきましょう。

まとめ
    職務経歴書は基本の項目を押さえながらも、自分の魅力を積極的にアピールできる内容になるよう工夫しましょう。

履歴書・職務経歴書を作成する時に注意したい点は?

鈴木

職務経歴書も作成のコツが分かってきて、なんとなくイメージができてきました。これから早速書類の準備に取り掛かりたいと思います。

もし「これだけは気を付けた方が良い」というルールやマナーが他にあれば教えていただけますか?

鈴木

ここまでは主に書類の内容についてお話してきましたので、最後にルールやマナーについて解説していきますね。

実際に書類の作成を進めるにあたって、特に気を付けて頂きたいポイントをお伝えします。忙しい中書類に目を通してくれる企業の採用担当者に最大限配慮をしましょう。

履歴書や職務経歴書を作成・提出するうえでの注意点をお伝えします。

スケジュールに余裕を持って作成・送付

履歴書や職務経歴書はすぐに作成できるものではなく、まず情報を整理し、内容が決まってからも調整を繰り返しながら完成させていきます。

また、完成後は誤字・脱字や内容の抜け漏れが無いかチェックする時間も必要ですので、スケジュールに余裕を持って作り始めましょう。

期限を破ってしまうのは内容以前の問題であり、非常に悪い印象を与えてしまいます。

手書きの場合は黒のボールペンで、とにかく丁寧に記入

手書きの場合は黒のボールペンを使用し、特に丁寧さに気を配りましょう。

採用担当者の立場になってイメージすると、適当に書かれた文字よりも丁寧に書かれた文字に良い印象を受けることが分かると思います。元々の字が綺麗かどうかではなく「丁寧に」書かれているかどうかがポイントです。

提出前にもう一度、誤字・脱字チェックを

せっかく魅力を詰め込んだ書類が完成しても、誤字・脱字が1つあるだけで台無しになってしまいます。書きながら気を付けるのはもちろん、提出前にもう一度落ち着いてチェックをしましょう。

思い込みで漢字などを間違えているケースもありますので、可能であれば自分以外の人にチェックしてもらうのをおすすめします。

ファイル送付はPDFで、パスワード設定が必須

書類をデータで送付する場合は、「PDF形式」に変換してするのがマナーです。WordやExcelのまま送付しないよう注意してください。

また、履歴書や職務経歴書は個人情報が詰まった書類ですので、必ずパスワードを設定しましょう。提出する際はパスワードの送付も忘れないようにしてください。

【コラム】履歴書と職務経歴書の書き方で迷ったら、転職エージェントに相談!

履歴書と職務経歴書は、書類選考の結果を決める非常に大切な書類です。それゆえに内容に悩んだり、これで良いのかと不安になったりすることもあるでしょう。

そんな時は転職エージェントに相談するのがおすすめです。プロの目線からあなたの強みやアピールポイントを整理し、魅力的な書類が作成できるようアドバイスしてくれます。

提出前に転職エージェントに添削してもらえばさらに安心です。転職エージェントを賢く利用して納得のいく書類を完成させましょう。

まとめ
    履歴書や職務経歴書は、読みやすさや送付形式に気を配りましょう。書き方に迷ったら転職エージェントにサポートしてもらうのがおすすめです。

履歴書と職務経歴書でめいっぱい自己PRして、転職を成功させよう!

鈴木

この記事では、履歴書と職務経歴書の違いや内定につながる作成のポイントを解説してきました。書類作成のコツをお分かりいただけたでしょうか?

鈴木

書類選考のために、この2つの書類の内容がとても重要だということが分かりました。
職務経歴書の内容に少し迷っているので、転職エージェントに相談しながら作成してみようと思います。
うまく自己PRできるように頑張ります!

鈴木

書類で伝えられることはたくさんあります。自己PRはもちろん、採用担当者への配慮も含めて評価してもらえるとベストです。
無事に書類選考を通過して内定を獲得できるよう、応援しています!